Учёт Trade-In: как принимать старые телефоны и не терять на них деньги

Trade-In приносит магазину клиентов и маржу на б/у, но без учёта превращается в хаос: непонятно, сколько заплатили, в каком состоянии приняли, продан ли аппарат. Модуль Trade-In в ОблаКассе (500 ₽ в месяц к базовой подписке) ведёт весь путь устройства от заявки до продажи или списания.

Попробовать бесплатно30 дней, все разделы открыты

Trade-In · заявка

УстройствоiPhone 13 · IMEI 35…9027
Состояниехорошее · дефект: батарея
Комплекткоробка, кабель
Цена приёма18 000 ₽

Принять и в чек

Чек пробит

Приём без бумажек

В кассе в быстрых действиях есть кнопка «Принять Trade-In». Сотрудник заполняет бренд и модель, IMEI, состояние устройства, комплектность и цену приёма. Состояние выбирается из списка — от «нового» и «отличного» до «плохого» и «на запчасти»; дефекты описываются свободным комментарием, а для телефона есть отдельные поля «Экран», «Корпус» и «Аккумулятор».

Подробнее

Такой разбор нужен не ради формальности. Когда через месяц аппарат выставляется на продажу, вся информация о его состоянии уже в карточке, и не приходится гадать, что именно было не так.

Статусы заявки и способы расчёта

Заявка проходит понятные статусы: новая, на оценке, ожидает решения клиента, принято, на проверке, готово к продаже, зачтён в сделку. При быстром приёме из кассы устройство сразу получает статус «Готово к продаже»; «На проверку» и отказ доступны в карточке заявки. Если сделка не состоялась, фиксируется отказ клиента или отказ магазина — в зависимости от статуса заявки. Устройство, которое не получилось продать, получает статус «Списано».

Подробнее

В карточке заявки есть два способа расчёта с клиентом: зачесть сумму в покупку нового устройства или выплатить наличными. При быстром приёме из кассы приём оформляется как зачёт в покупку.

Предполагаемая прибыль считается по формуле: плановая цена продажи минус цена приёма и затраты на ремонт. Плановую цену и расходы на ремонт вводит сотрудник; при быстром приёме ремонт равен нулю. Руководитель видит заранее, стоит ли принимать устройство на таких условиях.

Серийные номера и учёт

Серийные номера и IMEI попадают в базу складскими документами — оприходованием или приёмом Trade-In, а не вручную в карточке товара. Благодаря этому у каждого устройства есть накладная, из которой видно, откуда оно взялось, а в карточке лежит список серийников с поиском.

Подробнее

Для руководителя это способ видеть всю цепочку: принято у клиента, проверено, переведено в «Б/у», продано. Если аппарат продан, в чеке остаётся его серийник, и при обращении по гарантии он находится умным поиском.

Оценка и работа с подменным фондом

Принятый б/у аппарат не обязательно выставлять на продажу. Кнопка «Из Trade-In» в разделе подменного фонда переводит его в фонд одной операцией: серийный номер и остаток переводятся в фонд и уходят с остатка склада. Это удобно, когда состояние хорошее, а нужен как раз телефон для выдачи на время гарантийного ремонта.

Подробнее

Оценку заполняет руководитель по полям: экран, корпус, аккумулятор и комплект. Итоговая сумма идёт в зачёт при покупке нового устройства или выплачивается наличными.

Кому это нужно

Функция рассчитана на магазины цифровой техники, где покупка нового телефона часто идёт вместе со сдачей старого, и на сервисные центры, которые принимают аппараты у населения. Если у вас один продавец и одна точка, схема не усложнится: все шаги те же, просто без разделения ролей.

Подробнее

Владельцу достаточно открыть раздел Trade-In, чтобы увидеть, сколько аппаратов принято, за какую сумму, что уже продано и что ещё лежит на складе.

Как считать выгоду по Trade-In

Чтобы Trade-In приносил прибыль, а не убыток, сумма зачёта должна оставлять запас до цены перепродажи. Программа хранит историю каждой заявки: за сколько принято, в каком состоянии и за сколько продано. Сравнивая заявки между собой, владелец видит, какие модели выгодно брать, а какие лежат мёртвым грузом.

Все цифры берутся из реальных документов: приёма, продажи и расчёта с клиентом. Лишних таблиц вести не нужно, а отчёт по смене показывает движение денег.

Продажа б/у и защита от ошибок

Принятое устройство попадает в категорию «Трейд-ин», и продать его сразу нельзя. Это защита от ситуации, когда продавец выставил непроверенный аппарат. Только руководитель после проверки переводит устройство в «Б/у» кнопкой в карточке товара, и только тогда его можно продавать в кассе или выкладывать на Авито.

Если аппарат не продать — разбит, неремонтопригоден, ушёл на запчасти — руководитель списывает его, выбрав причину: на запчасти, неремонтопригоден, утилизация, потеря или недостача, прочее. Остатки обнуляются, серийники получают статус «Списан», карточка уходит в архив, а в аудите остаётся запись. Принятое устройство можно также одной кнопкой передать в подменный фонд для выдачи клиентам на время ремонта.

Выгрузка на Авито работает через автозагрузку: объявление уезжает с очередной выгрузкой и затем проходит модерацию Авито — не мгновенно.

Как принять Trade-In

В кассе откройте быстрые действия и нажмите «Принять Trade-In».
Заполните бренд, модель, IMEI, состояние и комплектность; дефекты опишите комментарием.
Укажите цену приёма — расчёт оформляется как зачёт в покупку.
Нажмите «Принять и в чек» — устройство появится в категории «Трейд-ин».
Руководитель проверяет аппарат и переводит его в «Б/у» — после этого его можно продавать.

Частые вопросы

Можно ли продать принятое устройство сразу?

Нет. Пока руководитель не переведёт его в «Б/у» после проверки, продать устройство нельзя. Это защита от продажи непроверенной техники.

Как списать неремонтопригодный аппарат?

В карточке товара нажмите «Списать» и выберите причину: на запчасти, неремонтопригоден, утилизация, потеря или недостача, прочее. Остатки обнулятся, запись останется в аудите.

Какие способы расчёта с клиентом есть?

В карточке заявки — зачёт в покупку и наличные.

Сколько стоит модуль Trade-In?

500 ₽ в месяц к базовой подписке 1 000 ₽. Первые 30 дней бесплатно.

Статьи: Программа для магазина техники: что в ней должно быть